Cuprins
Metoda GTD (Getting Things Done) vine ca o soluție pentru o problemă modernă: volumul mare de muncă generat de ritmul accelerat al secolului 21. David Allen propune un sistem de organizare personală și profesională, promițând îmbunătățirea productivității și a stării de bine.
Această carte se încadrează în categoria de cărți de dezvoltare personală, categorie consacrată încă din 1930 datorită succesului cărții lui Dale Carnegie, Cum să vă faceți prieteni și să deveniți influent. Acest tip de cărți își propune să ofere cititorilor instrumente și strategii pentru îmbunătățirea calității vieții, prin dezvoltarea abilitaților personale și rezolvarea eficientă a acestora.
Metoda GTD folosește tehnici standard recunoscute: identificarea unei probleme comune cititorilor, oferirea unei soluții, folosirea unui limbaj persuasiv și stabilirea unui raport personal cu cititorul prin adresarea directă și analogii familiare.
Fundamentele Getting Things Done
Este posibil ca o persoană să aibă un număr copleșitor de lucruri de făcut și totuși să funcționeze productiv, cu o minte limpede și cu un sentiment pozitiv al controlului relaxat.
În centrul metodei GTD se află relația dintre sarcinile nefinalizate și stres. David Allen susține că incapacitatea noastră de a gestiona aceste sarcini nefinalizate este o sursă majoră de anxietate și epuizare mentală. Creierul uman nu poate face diferența între sarcini minore și majore, acordându-le aceeași importanță și generând un sentiment constant de presiune. Mai mult, creierul ne amintește adesea de aceste sarcini în momente nepotrivite, când nu putem acționa, ceea ce duce la frustrare și risipă de energie.
Autorul compară sarcinile nefinalizate cu o voce insistentă în mintea noastră, care ne amintește constant de angajamentele neonorate și ne cere să facem ceva în privința lor. Această voce interioară poate fi extrem de stresantă și poate afecta concentrarea asupra sarcinilor prezente. De asemenea, acumularea de sarcini nefinalizate în memoria pe termen scurt îngreunează focalizarea asupra unei singure sarcini, deoarece creierul uman este proiectat să se concentreze pe un singur lucru la un moment dat.
Soluția propusă de Allen este externalizarea acestor sarcini nefinalizate, prin capturarea lor într-un sistem de încredere, în afara minții. Acest proces de “curățare mentală” eliberează creierul de supraîncărcare și permite atingerea unei stări de minte asemănătoare apei – o stare de calm, prezență și concentrare deplină asupra sarcinii prezente. Această stare nu este doar un instrument practic pentru creșterea productivității, ci și o cale către o stare de bine psihologică și un sentiment de control asupra propriei vieți.
Pentru a atinge această stare, autorul propune o metodă în cinci pași:
- Colectarea tuturor sarcinilor neterminate într-un sistem de încredere.
- Analizarea fiecărei sarcini și determinarea următoarei acțiuni concrete.
- Clasificarea sarcinilor în funcție de prioritate și context.
- Revizuirea constantă a sistemului și ajustarea acestuia după necesități.
- Luarea deciziilor informate cu privire la ce acțiuni să întreprindă în continuare.
Autorul subliniază importanța stabilirii unor obiective clare și a vizualizării rezultatului dorit pentru a crește motivația și a ghida procesul decizional. El prezintă un model natural de planificare în cinci etape, bazat pe modul în care creierul uman abordează sarcinile zilnice: definirea scopului și a principiilor, viziunea asupra rezultatelor, brainstorming, organizarea si identificarea următoarelor acțiuni.
Implementarea Metodei GTD
După ce autorul prezintă metoda GTD, el încearcă să detalieze pașii practici pentru implementarea acestei metode. David Allen oferă sfaturi concrete despre organizarea spațiului de lucru, colectarea și procesarea sarcinilor și crearea unui sistem de organizare fiabil prin sublinierea importanței de a avea un sistem personalizat, adaptat nevoilor și preferințelor individuale.
Un aspect esențial al GTD este revizuirea săptămânală, un proces dedicat actualizării sistemului și asigurării că toate angajamentele sunt sub control. David Allen recomandă alocarea a două ore în ultima zi lucrătoare a săptămânii pentru această revizuire.
În ceea ce privește luarea deciziilor, Allen propune trei modele de prioritizare: modelul cu patru criterii (context, timp disponibil, nivel de energie, prioritate), modelul în trei părți (muncă predefinită, muncă definită, muncă nouă) și modelul cu șase niveluri, care ia în considerare toate aspectele vieții, de la acțiunile curente la scopul și principiile fundamentale.
Am descoperit că cea mai mare oportunitate pentru perfecționare în cadrul planificării nu constă în tehnici pentru genul de organizare de proiect foarte detaliată și complexă pe care o utilizează uneori managerii de proiecte profesioniști (cum ar fi diagramele Gantt). Majoritatea oamenilor care au nevoie de acestea le au deja sau cel puțin au acces la trainingul și software-ul necesare pentru a învăța despre ele. Necesitatea reală este aceea de a capta și de a utiliza mai mult din gândirea creativă și proactivă pe care o producem – sau am putea să o producem.
O altă propunere de a gestiona fluxul de lucru este abordarea de jos în sus, începând cu sarcinile zilnice concrete și construind treptat către obiectivele mai mari. El argumentează că această abordare este mai eficientă decât abordarea tradițională de sus în jos, care începe cu stabilirea obiectivelor finale. David Allen consideră că încercarea de a aborda obiectivele majore înainte de a avea control asupra sarcinilor imediate este ca și cum ai încerca să înoți în haine largi. Prin urmare, el încurajează să acorzi atenție detaliilor și să gestionezi eficient sarcinile zilnice, pentru a crea o bază solidă pentru atingerea obiectivelor pe termen lung.
Un alt concept dezbătut în Metoda GTD este gândirea anticipativă, care implică planificarea în avans și stabilirea acțiunilor următoare pentru fiecare proiect. David Allen subliniază că majoritatea oamenilor și organizațiilor adoptă o gândire reactivă, rezolvând problemele pe măsură ce apar. Această abordare poate duce la stres, crize de ultim moment și luarea unor decizii sub presiune. Prin contrast, gândirea anticipativă permite o abordare proactivă, în care problemele sunt anticipate și soluțiile sunt pregătite din timp.
Un bun exemplu al accentului pus pe practicitate este regula de două minute (“Regula de doua minute este magica”). Aceasta presupune finalizarea imediată a oricărei sarcini care poate fi realizată în mai puțin de două minute, în loc să fie amânată sau adăugată pe o listă de sarcini. Acest lucru economisește timp și energie pe termen lung, deoarece elimină necesitatea de a reveni asupra sarcinii respective. Un sistem simplu și intuitiv este esențial pentru a crește productivitatea și a reduce stresul, deoarece permite utilizatorilor să se concentreze pe sarcinile importante, în loc să se preocupe de gestionarea sistemului în sine.
David Allen sugerează că atât abordarea de jos în sus, cât și gândirea anticipativă sunt esențiale pentru a atinge o productivitate optimă și a reduce stresul. Prin gestionarea eficientă a sarcinilor zilnice și prin planificarea în avans, putem obține un sentiment de control asupra propriei vieți și putem elibera resurse mentale pentru a ne concentra pe obiectivele și aspirațiile noastre pe termen lung.
Cheia este să te simți în largul tău găsindu-ți și utilizându-ți ideile. Și să dobândești obiceiul de a-ți focaliza energia în mod constructiv, pe rezultatele intenționate și bucle deschise, înainte de a fi necesar.
Puterea principiilor cheie
Ultima parte a cărții explorează beneficiile psihologice ale metodei GTD. David Allen susține că sistemul său nu doar crește productivitatea, ci și îmbunătățește relațiile interpersonale, sporește încrederea în sine și reduce stresul. El evidențiază importanța de a urmări și cele mai mici sarcini neterminate, deoarece acestea ocupă spațiu mental și pot genera stres.
Când persoanele cu care interacționezi observă că, fără vreo excepție, tu primești, procesezi și organizezi într-o manieră etanșă schimburile și înțelegerile pe care le au cu tine, acestea încep să aibă încredere în tine într-un fel unic. Mai important, încorporezi un nivel al încrederii în sine, în privința implicării tale în lume, pe care banii nu îl pot cumpăra. Aceasta este puterea captării de substituenți pentru orice este incomplet sau neprocesat în viața ta. Îți amplifică remarcabil starea de bine și ameliorează calitatea comunicării și relațiilor tale, atât în plan personal, cât și profesional.
Autorul abordează și problema amânării, explicând că persoanele creative și inteligente sunt mai predispuse la acest comportament din cauza modului în care creierul lor procesează informațiile. Soluția propusă este de a lua o decizie fermă cu privire la următoarea acțiune, ceea ce poate elimina stresul și crește sentimentul de control.
Unul dintre principiile fundamentale ale GTD este că un sistem ușor de utilizat și implementat este mai probabil să fie adoptat și menținut pe termen lung. Autorul recunoaște că oamenii sunt mai predispuși să adere la un sistem care nu necesită un efort excesiv sau cunoștințe specializate. Prin urmare, el pune accent pe simplitate și eficiență în fiecare aspect al metodologiei sale.
De asemenea, el oferă sfaturi practice pentru a face sistemul GTD cât mai ușor de utilizat. Autorul recomandă păstrarea instrumentelor de colectare (pixuri, caiete, etc.) la îndemână, pentru a putea nota rapid orice idee sau sarcină care apare. În plus, autorul sugerează și crearea unui sistem de arhivare ușor accesibil, organizat în funcție de categorii relevante pentru utilizator.
Metoda GTD – Arta productivități fără stres
David Allen reușește să ofere prin Metoda GTD un ghid practic și profund, care transcende simpla organizare a sarcinilor și se transformă într-o filozofie de viață. Prin abordarea sa inedită, care îmbină tehnicile de productivitate cu înțelegerea psihologiei umane, autorul ne învață cum să navigăm cu succes în lumea complexă și agitată a secolului 21.
Metoda GTD nu este doar un sistem de organizare, ci un instrument de transformare personală. Prin implementarea principiilor sale, putem să ne eliberăm de stresul cronic, să ne recăpătăm controlul asupra timpului și energiei noastre și să ne concentrăm pe ceea ce contează cu adevărat. David Allen ne îndeamnă să privim dincolo de sarcinile cotidiene și să ne îndreptăm atenția către obiectivele și valorile noastre fundamentale. Astfel, Metoda GTD devine o cale către o viață mai împlinită, mai productivă și mai puțin stresantă.
Acest articol conține butoane și link-uri către librării online. Am încercat să găsesc cel mai bun preț pentru cărțile recomandate pentru a vă da posibilitatea să vă alegeți cât mai multe cărți. Plasând o comandă prin accesarea link-urilor de pe blog, mă ajutați să continui să vă prezint recenzii la cărți de top, cărți bestseller sau cărți care m-au impresionat și vreau să le aduc în atenția voastră. Plasarea comenzii nu modifică prețul produselor.